现存最早的古文书是清末开始在河南安阳出土的甲骨刻辞，是殷王室占卜时所刻的文字，属于公务文书，史书记载商代的文书还有册和典，是简的集合体。
简以狭长竹、木片作载体。
把长短相间的简用皮条或丝绳上下两道编连起来，就成为册。
把册保存起来就成为典。
典册所载内容是当时史官的记录。
东晋后期（公元4世纪末、5世纪初），纸张首先被用作官府往来文书的载体，而诏令文书和重要奏疏的载体仍用竹、木简，到隋代竹、木简才废弃不用。
从周代到清末，文书载体还曾使用金、玉、铜、铁、石、缣帛等物，是为了长期保存或在某些特殊情况下使用。
文书载体用纸以后，诏书用染黄纸，直至清末。
明、清时期向上级官员祝贺的禀启用红纸，一般文书都用白纸。
历代文书纸式幅面大小不一。
纸张载体用折叠式从元代开始，明代的奏疏沿用，称为本，其余文书用单幅纸，作为官员身份证的诰命文书用卷轴式。
清初纸式仍沿明制。
中叶以后除诏令文书和个别下行文种外，都改用折式。
秦代以前没有专门的文种名称，统称为书，通常用文书载体的名称来区别它们的重要程度。
春秋战国时期文书开始有了按使用目的加上的笼统称谓：刑法典称刑书；结盟文书称为盟书或载书；君王发布命令的文书称为命书；上级官员告诫属下的文书称为语书，等等。
秦代开始制定按不同文件责任者的身份等级和行文目的使用文书的专名，使文书区分为许多不同的种类，称为文种。
秦、汉以后形成的许多文种，可以概括为三大类：一是皇帝使用的各文种，称为诏令文书；二是臣僚上书皇帝使用的各文种，称为奏疏；三是各官府相互行文使用的各文种，称为官府往来文书。
从唐代开始，国家对文种的名称有了明确的规定，以后宋、元、明、清各代也都有新的规定。
清代规定的诏令文书文种名称有诏、诰、敕，是沿用明代文种；经常使用处理政务、告诫臣僚的文书称为谕旨，是新增的文种；制书在明代是文种名称，清代则只作为发布诏令的一种文体。
清代奏疏沿袭明制，使用奏本和题本，康熙年间又新增一种称为奏折，而奏本则在乾隆年间停止使用。
明代官府往来文书下行文有札付、帖、照会、故牒等文种，上行文有咨呈、呈状、申状、牒呈、牒上等文种，平行文有咨、关、牒等文种。
清代基本上沿袭明制，并且把明代下行文经常使用的牌文定为法定文种，中叶以后又增添程式比较简便的札文作为下行文种之一，把明代上行文使用的呈状简称为呈，把申状分为评文和验文二种。
华夏封建社会形成的文书程式，在称谓、用语等各方面都贯穿着等级制精神。
据史书记载，秦、汉时期对文书程式已有规定。
现存较完全的官方规定，有南宋宁宗嘉泰三年（1203）颁行的《庆元条法事类》所载的宋代文书程式和《明会典》所载的明代文书程式，但它们都是为一般官员规定，而不列诏令文书程式。
明、清两代的文书程式基本相同，文字结构大体分为７个部分：①文件责任者的官衔、姓名；②事由；③正文；④结束语；⑤受文者官府名称；⑥行文年月日；⑦文种名称和文件责任者签押。
明、清文书程式中上级官员对下级行文，为了表示权威，还实行标朱制度，即用红笔填写行文日期，在文中的关键字样上用红笔圈点勾勒，用以揭示下级注意。
扎西多吉的孙子听完周文兵的话，点了点头发现这本文书上面有一个乌红色的东西，不解的问道：“周叔叔，那这上面这个又是什么东西啊！”对于扎西多吉的孙子来说，只要是自己想知道的东西都会去问，只要是自己不明白的东西，也会去问，幸好遇到的是周文兵这些人，才会将自己知道的全部事情都告诉给扎西多吉的孙子听。
周文兵望了望文书上面这个标志，笑着说道：“印章是古代文书的重要组成部分，文件责任者在文书的某个部位钤盖印章，作为文件生效的标志。
印章原称为？或作玺。
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