报告、联络、讨论、推销、委托、交涉……工作可以说是向他人传达的连续过程。
向别人传达信息的时候，先展示话语的“结构”，更容易让对方在短时间内更正确地理解自己。
又一次感受到这一点的重要性是在海外旅行的时候。
旅行时，参加了当地的一个世界遗产导游团。一个日语流畅的女导游在建筑里为大家解说遗产。
这个导游最让我佩服的一个地方，是她打开和关闭麦克风开关的技巧。
说明的时候，基本上使用麦克风，但是有时候她会把麦克风关掉讲话。
例如，“这个王室的墓中，沉睡着历代27位皇帝……”说到这里的时候她会关掉麦克风。然后在不用麦克风的状态下说，“与此相比，妻子的墓数量更多。大家觉得谁的妻子最多呢？”如此，引发众人欢笑。
她的这个技巧给人一种“只能在这里偷偷说，不能大声宣扬”的神秘感，也传递了很多有意思的信息。因此，她博得了很多笑声。
实际上，这就是她说话方式中的“结构”。
重复几次同样的说话方式，听的人便知道“她关掉麦克风的时候就要讲好玩的事情了”。参团的人很快就掌握了她说话的“结构”。
导游通过一个关开关的动作，就让大家自然而然地把注意力集中到她身上，洗耳恭听。人们期待“接下来会说一些什么有意思的事情”，专心致志地听她讲解。进一步说，大家已经在用“做好笑的准备”的姿态来听她讲话。所以，即使内容并不是很有趣的时候，也能笑出来。
活用这种说话结构的方法，让她讲话的内容更容易被传达。
由此可见，如果听的人了解说话人说话方式的结构，会增加易懂程度，也会“更愿意倾听”。一般情况下，内容进展不明、伦理不清的言论，除非特别有意思，否则都会削弱听者的注意力。
为传达方式困惑时的“结构框架”
同样，当你要向别人传达手头“一页纸”的内容时，可以先向对方展示话语的结构。
虽然听起来很玄妙，但实际上并不难。只要事先告知对方说话内容的方向性即可，具体可参考下面的事例。
“一言以蔽之，这个企划最大的优势就是……”
“理由有3个。第一个是……”
“实现起来需要按照三个步骤进展。第一步是……”
尤其好用的是“一言以蔽之……”和“三个重点”。
听到“一言以蔽之……”时，听者会预先知道“接下来会用一句话概括”。
听到“理由有3个”时，听者会做好倾听“接下来说明三个理由”的准备。
这样，听者可以大致了解谈话方向，当然也会安心地侧耳倾听。
我把这种谈话技巧叫作“结构框架”，让来听课的人反复练习。
越是意识到自己不擅长传达的人，越不适应使用“结构框架”。进而言之，这样的人内心存在很强的固有观念或精神障碍，认为自己并不是使用“构造结构”的人。
整理“一页纸”的时候，重视总结为3个要点这一步也是一种结构制作，方便他人理解。
顺便提一下，执着于“3个”也是有一定原因的。因为，“3”是最能让人一次性记住的数字。
前面提到了《高效能人士的七个习惯》这本畅销书，我经常在讲座等时候询问听讲的人：“读过这本书的人请举手。”由于是畅销书，所以举手的人有很多。
但是，当我问道“有没有完整地记得这7个习惯？”时，几乎没有人举手。即使有人记得住其中几个，多半也只能记住不超过3个。
人一次能掌握的信息数基本上都不超过3个。
此外，总结成三点，就像“三级跳”一样，能够为对方带来惊喜的效果。
举出一点为例的话，很多人都会举。但是，多半职场人士喜欢一锤定胜负，所以举两个例子的人会极端减少。尽管听到两个案例后，很多人就已经满足，但是如果还能列出第三点的话，会超出对方的满意程度，带来很大的惊喜。
不过，超过四个的话，听者反而会有“够了，已经饱了”的感觉。
因此，经常总结成三点说明，从对方得到预期反应的可能性会大大提高。
