在整理文件的时候，无论文件是什么类型，一开始都可以问这样一个共同的问题。
“为什么要做这样的‘一页纸’？”
在接下来的工作中，你为什么要做这份文件？这个目的一定要明确。
实际上，我在丰田公司工作的时候，上司经常问我这个问题。
不仅在做文件的时候有目的，任何工作都有一定的目的。迷失目标的时候，工作非常容易陷入迷路状态。
当我即将迷失目的的时候，上司经常会这样问我：“这份工作，原本是为了什么而做的？”“这些文件原本是为了什么而做的？”等等。这几句话让我在险些迷失的时候，重新回到了原来的轨道上。“‘原本’这个词帮我修正了轨道。”
正如《丰田的口头禅》（OJTSOLUTIONS/中经出版）一书中所说，丰田公司内部有很多独创的词汇，包括前面提到的“开会用的原案”。以我的经验来看，最符合丰田公司气质的口头禅恐怕要数“原本”一词了（不知为何没有收录到《丰田的口头禅》里）。
明确文件要给“谁”看
做“一页纸”文件、思考“这份文件原本为何而做”的时候，有一个小诀窍。
首先，要明确自己所做的文件的“读者”。确认清楚读“一页纸”的人（或传达的对象）是谁。
在丰田公司的时候，关于这一点，公司内部做了再三说明。制作资料的时候，必须考虑资料的阅读对象是公司外部的人还是内部员工，如果是公司内部的员工看的话，需要进一步明确是其他部门的员工还是自己部门的员工，是部长还是董事们？
明确读者后，紧接着就要思考“希望对方给出怎样的反应”。
以企划书为例，假设读者是上司、董事、社长等，可能还有客户那边的负责人。我们期望他们认为“这些内容没问题”，希望他们说出“按照这个方案进行”，给出肯定的反应。
如果是销售报告的话，阅读对象大多是上司。这时候，我们在意的是上司能否看懂销售内容。
如果是演讲资料的话，我们希望能引发上司或客户等读者的共鸣。
由此不难看出，“一页纸”一定有阅读对象或传达对象。只有在对方给出我们期待的反应或行动时，“一页纸”才能发挥作用。
换言之，在明确文件的读者以及对于读者期待的反应、行动方面，“原本是为何而做？”这一问题有着举足轻重的意义。
“为自己”做的企划行不通
这个问题也是避免文件以自我为中心的一个好方法。
例如，问到“制作企划书的目的是什么？”时，也有人回答“为了让自己的企划书通过”。
提问“做演讲资料的目的是什么？”时，有人会回答“为了在演讲的时候，自己能够说明充分”。
这些答案确实没有错。
不过，如果只停留在“为了自己”这个层次的话，结局多数不会对自己有利，而且大多还会带来不顺利的结果。
为了让企划案通过，一个劲儿地传达自己的想法，企划书反而很难通过。看企划书的人会一边读一边思考要不要让这份企划书通过。而信息作为判断材料，应当体现到企划书中。
明确文件的“读者”
忽略“对方想了解什么”，只写自己想传达的信息，并不会打动对方。
你是否在邮件中看到过一味写自己想说的话的文章，并产生过不快的情绪？
这类邮件经常长篇大论地写一堆毫无条理的话，只在最后写一句带有感谢意味的句子：“感谢您百忙之中，读完这封长邮件。”毕竟最后加上了一句感谢的话，收件人也没办法说三道四，但是未努力缩减长文，还在最后加一句总结性的句子，反而起了反作用。
稍微夸张一点说，无视读者或听众、以自我为中心的企划书和演讲资料与这样的邮件并无太大差别。不仅会引发对方的不快，还可能带来不希望看到的结果。
因此，我们需要在“为自己”的基础上进一步提高自己的视角，多多考虑读者和接受方的感受。
思考一下希望对方做何反应、为了让对方做出你所期待的反应需要制作怎样的“一页纸”。
这样才能让自己的企划通过，并且让对方对自己的演讲产生共鸣。
