这是因为媒体记者都很忙，根本没有时间看大篇幅的资料。3至5行的邮件读起来没有什么压力，有利于对方比较清楚地把握你所要表达的关键要点。3至5行的内容只需要一分钟就能读完，读过之后，大体就能明白“这是一家什么样的公司，主要经营什么商品”了。反过来看，对公关人员而言，认真思考、反复推敲邮件的内容是一项非常重要的工作。
下面这段正文内容，就是一个经典的例子。这是光在东京都六本木地区就有8家连锁店的“格之进”烧肉店开设新的汉堡工厂时，对外宣传用的公关文案。
实际上，在开业之前，这段文字就已经作为新闻发布会的说明文件发送给一关市的各大媒体了。但出人意料的是，最终前来参加开业仪式的记者人数非常多，几乎覆盖了日本国内各大综合性报纸、经济类报纸、地方报纸、地方电视台等绝大部分主流媒体。
邮件内容如下：
拥有著名品牌“格之进”的门崎株式会社通过举办日本国内最大规模的美食节活动“肉魂节”，连续三年登顶销售额排行榜榜首。今年，格之进将在人口大约1000人的岩手县一关市门崎地区，充分发挥之前关停的小学体育馆的作用，开设一座全新的汉堡工厂，并力争在投产第一年就实现100万个汉堡的销售目标。
在这段文字中，搜罗了许多可能会引起媒体关注的焦点话题，比如每年都会举办大型活动并且非常受欢迎的事实、具体的数字目标、在人口少的地区投资，以及重新利用关停校园的社会热点问题等。广大读者朋友可以以这封邮件为参考，在此基础上，结合自己的实际情况，认真研究推敲自己需要编辑和发送的公关文字内容。
在这方面容易出现的失误是从第一封邮件开始，不做任何铺垫就直奔主题，并且向媒体发送大量的资料。这样一来，非但无法吸引对方的关注，反而会起到反作用。比如，有的公关人员在邮件的开头直接说“这次我写的内容可能有点儿长，如果您能耐心读完，我将不胜感激”，然后就开始滔滔不绝地讲述研发新商品的整个故事，并发送给媒体的记者们。还有的公关人员在正文中写道，“为了方便您参考，我特将公司简介和产品说明书等作为附件一并发送”，然后直接向媒体发送大量的资料。
下面，我将以体育运动为例分析向对方传递信息这件事。正确的信息传递方法应该是“向对方传一个力量和速度合适的球，确保对方可以轻松接住”。如果突然发力传一个快速飞行的球，对方是根本反应不过来的。当你传出好球吸引对方本能地伸手来接时，对方在接到球后，就会投桃报李，向你回传一个好球，你们之间就形成了配合和良性互动。我认为在相互配合的过程中，采取对方容易接受的形式，逐步传递你想表达的信息，才是理想的信息传递方式。如果你暂时还做不到这一点，至少应该避免突然向陌生对象传出对方难以接住的快球。
空有关系，没有故事，是没有任何意义的
亚马逊的公关部对外联系非常广泛，业务对象包括综合性报纸、经济类报纸、通讯社、地方报纸、电视、互联网媒体、行业性报纸、商务杂志和时尚文化杂志的记者以及各行各业的自由撰稿人等，共计超过1000人。他们是我和我的同事经过长期不懈的努力积累下来的，对我们而言是无可替代的宝贵财富。
但是，我们绝不会盲目地采取“广撒网”式的接触方式，比如，“觉得既然有1000多个认识的媒体记者和撰稿人，就与他们都接触一下，肯定有人会感兴趣的”。媒体的从业人员都很忙，“他们只关注与自己有关的或自己关心的人和事”。他们根本不会对自己不感兴趣的人或事给出任何回应。
此外，就算你想传递的信息只有一条，也要认真准备，经常思考“应该如何构思并讲好故事”。这是因为如果你无法向对方展现出一个完整的信息链，明确“为了实现××意图，经过××努力，最终创造了××商品（服务）。这项服务一旦面市，可能会赢得××的青睐，并对××的生活方式带来巨大的改变”，就会令对方的脑海中产生许多问号，搞不清“这条信息到底意味着什么”，更不知道应该如何进行采访报道。
我们一直坚持“质量优先”的原则。提高“质”的最佳方法就是“信息的故事化”。
