这几年做企业辅导的时候，我经常向企业介绍三种会议，帮助企业提升开会的效率及培养员工解决问题的能力，成效都非常好。
1.部门例行性会议：强迫提问
在我辅导的案例中，很多企业的会议都是员工报告完后，只有主管提问，其他人闷不作声，第一位员工报告结束，就换第二位员工上台，依序报告到结束会议。这样的会议，只有报告人对主管报告，其他人几乎都认为“事不关己”。你的部门的会议也是这样吗？如果是的话，那真的很可惜，现在连大学生上台报告，台下反应都不会如此冷漠。
接下来，我就导入“强迫提问”的形式，一个人报告完后，主管会问参会的每个人“对报告的看法”，每个人都要发言，也一定要提问，这就是规定。我相信一个有作为的企业，每一场会议都不是无效会议或沦为“一言堂”。
我们可以想象，这样“强迫提问”的形式也间接启动了员工的学习模式。其他员工报告时，要专心听，如果自己问的问题没有切中要害，大家也会有所比较。每一位员工提问时，大家又会互相讨论、分享彼此的答案。无形之中，所有与会员工的逻辑思考能力都得到了训练，同时还能听到别人的看法和见解。
另外，因为不是每个人都参与了每份报告和项目，所以员工一开始开会根本问不出太多问题。这就要求员工们在每次开会之前，一定要先看过别人的报告，才能在开会时提出问题。当知道报告时会被同事提问，你就必须事先模拟，做好准备。如此一来，你就能更好地掌握报告主题，甚至发现更多解决问题的细节。
2.部门项目进度会议：实时回报
有件事情令我印象很深刻。一家我辅导的企业召开部门项目进度会议，某研发处处长向副总经理、总经理报告项目进度时被问“倒”了。处长说：“好，我回去查一下，明天再回报总经理。”
后来我建议他们，要在会议结束前就解决问题。当处长下一次遇到这种情况，可以利用会议空当，打电话给部门同事，让整个部门动起来，帮忙查找资料，也许能在20分钟内找到答案，接着回报处长，由处长在会议结束前向总经理报告。
遇到这类问题，若无后援帮忙，确实很难迅速回报，领导的疑问就会一直悬着，导致会议气氛尴尬。遇到问题，我们都想立刻得到解答，与其抱怨问题难缠，不如马上行动起来找答案。
换句话说，我们平时就要做好资料分类，整理好相关数据和信息，以备不时之需。我们都希望任何问题都能在会议上实时得到答案，不用每次都把问题带回去，浪费更多时间。这种类型的会议，可以训练员工如何在平时做好准备，遇到紧急情况能在短时间内找出答案。
3.跨部门项目会议：多元思考学习
我强烈建议各大企业要有更多跨部门的项目会议，一方面可以让跨部门的沟通更顺畅，另一方面也可以通过跨部门会议解决公司存在的比较大的问题。
在跨部门项目会议上，我们可以学习不同部门的专业知识。由于跨部门项目会议规模较大，除了各部门的执行者参与会议以外，有时候执行者的主管们也会列席会议，因此可以同时和很多部门的主管开会。参会的人多了，看问题的角度就多元化了，这是一件很棒的事。另外，因为跨部门项目通常要求必须完成，绝对不能延迟，所以在项目进行中，也能间接培养员工项目管理的方法和技巧，例如：
① 向上管理：当项目遇到瓶颈或需要支持，适度让更高层的主管来解决。
② 跨部门沟通：来自各部门的员工有不同的个性，年资、专业度也不相同。如何带领这些人朝向共同目标迈进，是一个很棒的学习机会。
③ 逻辑整合能力：跟高层主管报告项目进度，也是一项挑战。每次的项目内容都要用一两页简报呈现，充分考验了员工的逻辑整合及制作简报的能力。
我以前在工作时常用“会议学习记录本”。这个记录本是用电子表格（Excel）设计的，里面记载了不同的会议形式、日期和我在会议上学到了哪些东西，如表15-1所示。至今我仍维持记录的习惯，只是形式不一样了。不过重点不是形式，而是你可以针对在不同会议中所学习到的知识加以记录，养成这个习惯，会对你未来的工作有很大帮助。
表15-1 会议学习记录本
在辅导企业的时候，我常常发现很多项目小组会议的效率不高。严格来说，这些会议都流于形式，根本没有导入管理方法和技巧。我觉得想要开会开得更有效率，就应该有一套方法、制度和必要流程。
在开会时，可以对会议前、会议开始、会议进行中、会议结束和会议后应该注意的事项，进行流程管理，如图15-1所示。
图15-1 会议的必要流程及注意事项
请记住，会议不只是会议，而是值得你全心投入的学习机会。
