人非圣贤，孰能无过。在日常工作中，员工的工作常常会出现某些偏差和错误。但是由于外部条件的限制，员工自身通常难以觉察到这些错误，这时管理者就必须及时提出批评，来拨正航向，纠正偏差，保证工作目标的顺利实现。由此可见，管理者适时恰当地批评员工不仅是必然的，而且也很重要。这时首先要注意的是遵守批评的原则。
1．用朋友的口吻
你作为上司，对某一名员工的工作很不满意且必须指出来，又不便当面批评他时，你该如何做呢？首先你要低调一点，先尝试改变他的态度，以朋友的口吻去询问对方：“发生了什么事？”“我能为你做些什么？”或“为什么会这样？怎么回事？”等，这有助于你对情况的了解，以便更好地解决问题。或者可以直接告诉他你心目中的要求，但不要说：“你们这样做根本不对！”“这样做绝对不行。”你可以说：“我希望你能……”“我认为在这方面你能做得更好。”“这样做好像没真正发挥你的水平。”用提醒的口吻和对方去说。然后私下与其交换意见，委婉地表达自己的想法，并与他们摆事实、讲道理、分析利弊，他们就会心悦诚服，真心接受你的批评和帮助。反之，如果你居高临下，盛气凌人，以上司的口吻责备他们，就会引起员工的反感，批评就会失去效果。可见，批评时的角色定位很重要，它会使批评产生截然不同的效果。
有时可能因工作繁忙，未能及时处理矛盾纠纷，你可以先行对矛盾双方进行慰问，过后再进行处理。一方面缓解了员工间由于彼此矛盾或纠纷造成的紧张气氛，另一方面可以多了解员工间产生矛盾的原因，以便调整今后的工作。
2．对事不对人
在对员工提出批评时，预先要想清楚说什么话，大前提应该是“对事不对人”。批评时切记：不要做人身攻击。例如：“你这个态度，我很不欣赏。”或“为什么你总那么主观，你就不能客观点吗？”等，这样说会使双方的关系非常尖锐对立，对解决问题非但没有帮助，还会使新的矛盾产生。
3．掌握批评的时机
在发现员工有错误时，要掌握批评的时机。正面批评任何人，对谁来说都是一件十分尴尬、为难的事，但作为管理者，这是你的工作内容之一。
当你要对员工进行严厉批评时，请预先跟当事人约好一个时间，同时用简单的话先暗示他一下，让对方有心理准备，这样你也能提前思考一下对事件的处理方法。然后，把你要说内容的思路清理一下，重点重申一次，这样有助你减少不安的感觉。不妨写一个大纲，准备随时翻阅，不致因疏漏而要重讲一次。要经常提醒自己：“把握分寸”“保持冷静”“不要急”，态度自然轻松。记着，正面和诚恳的话语，能令受批评者较易接受和免除尴尬。
在批评他人时，开场白是很重要的，切忌凡事用“我认为”来开头，给对方过大压力。可以婉转地说：“你经常迟到早退，是否有什么难处？”“单位有单位的规矩，你迟到早退，对其他同事的工作有影响，而且不公平。”“我欣赏你做事速战速决的作风，但希望你能依照单位的规矩而行，以免阻碍正常的工作。”
批评员工要及时，即立即采取行动。随时发现，随时批评，不要拖延，如果总是想过几天再说，这样，对方就会想：“我一直都是这样做的，怎么你过去就没意见呢？”
但这并不是说要不加选择地即时批评。有人认为：管理者是权威的代表，在与员工谈话时只要使用肯定或提高声调的语气就行了。其实则不然，作为管理者，要首先考虑到对方的自尊心，不能在大庭广众之下，去纠正员工的过失并且批评他们。
有的员工因为本身的原因，常常缺乏干劲，工作没有主动性。你批评他们一通，想以此来调动他们的主动性，是无济于事的，主动性必须靠内因来调动。对他们的批评只能是隐晦的，在表面上要进行激励。谈话的目的在于让对方接受，而接受则需要对症下药，采取攻心策略。
如果他们喜欢养花，可以将他们的工作和花儿进行联系，这样就能激起员工的积极性，使他认真、热情地去工作。不仅如此，这种激励的方法还能使员工产生一种责任感，而责任感恰恰是做好工作的前提。如此一来，员工必能心服口服，愉快地接受你的批评，因为他们的努力得到了承认，他们的积极性得到了肯定。
