船员注册是对船员实行跟踪管理的基础工作，需要对注册申请人准确资料进行登记和备案，如申请人的近期照片、身份证号码、家庭住址、联系人、联系方式等，为确保申请人提交的资料准确无误，一般情况下，应由申请人本人到海事管理机构办理注册。为方便船员注册申请人，申请人本人因故不能亲自前来办理的，可由其代理人持申请人的委托书代为办理。办理船员注册应向海事管理机构提交如下材料：
（1）办理船员证件工作单位；
（2）填妥的《〈船员服务簿〉登记表》；
（3）有效身份证件及其影印件；
（4）两张近期直边正面2寸免冠白底彩色照片；
（5）船员基本安全培训合格证或影印件；
（6）船员专业外语考试证明或合格证（申请注册国际航行船舶船员者）。
2.审查及时限
海事管理机构应当自受理船员注册申请之日起10日内作出注册或者不予注册的决定。对符合法定规定条件的，应当给予注册，发给《船员服务簿》。但是申请人依法被吊销船员服务簿未满5年的，不予注册。
海事管理机构收到船员注册申请材料后，应对提交的材料是否齐全、是否真实有效进行认真审核。审核的具体内容包括申请人是否符合本条例规定的年龄要求；申请人的健康状况是否满足交通主管部门公布的船员体检标准；申请人是否经过船员基本安全培训，取得海事管理机构签发的《熟悉和基本安全培训合格证》；申请人是否有被依法吊销《船员服务簿》未满5年的情况；申请注册国际航行船舶船员的是否通过了海事管理机构组织的船员专业外语考试。
为了督促海事管理机构尽快办理船员注册，防止在船员注册过程中出现办事拖拉、效率低下的现象，为管理相对人提供方便快捷的服务，条例中规定了海事管理机构应当自受理船员注册申请之日起10个工作日内作出注册或不予注册的决定。即海事管理机构要在自受理船员注册申请之日起10个工作日内完成申请材料的审核，并作出批准或不予批准的决定。
3.船员职业资格许可证－船员服务簿
（1）船员服务簿的定义。
注册申请合格并由海事主管机关批准的船员，应给予注册并签发《船员服务簿》；不予批准的，应退回申请材料并说明理由。
船员服务簿是船员的职业身份证件，是由海事主管机关核发的准予申请人从事船员职业的、表明持证人满足作为船员的基本条件的许可文书。《船员服务簿》记载的事项发生变更的，当事人应当向海事管理机构办理变更手续。
（2）船员服务簿的作用和记载事项。
世界各国海事主管机关对持有船员服务簿人员的船员职业身份都予以认可。海船船员和内河船员都应依法取得《船员服务簿》，并在船上任职期间随身携带，也是在申请适任考试、评估和发证时必须向海事管理机构提交的证明文件之一。
《船员服务簿》中记录了船员本人的服务资历、安全记录、参加有关专业、特殊培训、体格检查和跟踪管理等情况。船员上船任职或解职离船，均需由船长或船东在《船员服务簿》内如实填写船员所服务的船舶名称、总吨位和主机功率，船员在实际担任的职务、任职和解职时间与地点。海事管理机构对船员实行跟踪管理时，对船员的违法处理情况、违法计分情况要如实记入船员服务簿中。
此外服务簿还要记载船员的个人信息，主要包括，船员的姓名、姓名的汉语拼音、性别、出生日期、身份证号码、家庭住址、主要联系方式、联系人等。目的是海事管理机构掌握注册船员的基本信息，对船员实行跟踪管理。一旦需要与船员或其亲人联系时，海事管理机构、船公司、船员服务机构或工会组织可以方便地及时与船员或其亲人取得联系。
（五）船员登记的注销
当注册船员的情况发生变化，不再满足船员从业条件时，应及时注销船员注册，并予以公告，保证船员注册的严肃性、有效性和准确性。被注销船员注册的人员同时就不再具有船员的权利和义务。
