重点提示
※ 主持私董会可能用到哪些会议管控工具呢？
※ 私董会主持人与一个影视导演有什么相似之处呢？
※ 为什么私董会主持人要具备业务流程及动态系统思维呢？
私董会是一个比较重要的研讨会议，除了会前一个月左右的充分准备外，还要进行必要的会议设计。会议设计就是做一个会议计划，可以借鉴本书章节4.4中图4-4-6所示的5W2H计划方法。
What：私董会的会议目标是什么？通常是为企业经营面对的重大问题找到一个解决方案。
Who：参会人员有哪些？8～12人，其中企业领导人、相关高管等直接参与经营管理的成员占一半以上，其余为公司董事、专家顾问等。
When：会议在什么时间召开？私董会研讨重大不确定性问题，所以通常安排在公司董事会及战略会之前举行。为减少干扰或不耽误工作，可以选择在周六举行。如果一天不够，可以周日继续召开。
Where：会议在什么地点召开？可以选择在公司周边比较僻静、风景优美的地方。
Why：私董会的因果逻辑是什么？遵循“描述问题→结构化分析→方案选择”三步骤因果逻辑。
How：私董会的流程方法是什么？由干事长主持，通过系统化的业务流程作业控制方法，让参会者、重大问题、因果逻辑三者之间一起发生“涌现反应”，最后获得会议期望的目标或结果。
HowMany：举行会议所需要的服务支持及人财物准备有哪些？按照公司行政所规定的会议标准进行预算和准备。
可以将组织私董会需要的5W2H相关内容，分别放入系统的“要素、连接关系、目标或功能”三个构成要件中。由此设计的是一个召开私董会的形式系统。它也是一个由人（干事长）驱动的动态系统。
关于“如何开一个高效会议”，可以参照三星公司的开会“八个必有”，即：凡是会议，必有准备、必有纪律、必有议程、必有结果、必有训练、必有守时、必有记录、必有事后追踪。
参会者之间相互有所了解，有利于大家在会议上积极发言与讨论。公司高管、董事、专家顾问等私董会参会者之间，应该是相互熟识的。有些情况下，邀请的专家顾问与其他参会者不太熟悉，或者干事长与公司董事、专家顾问不是特别熟悉。通常，私董会前一天会安排一个晚餐，让参会者有机会相互了解。
俗话说：好的开始，就是成功的一半。一个私董会有三个开始：其一，干事长提前一个月所做的相关调研、文件资料准备；其二，公司行政人员按照5W2H所做的会议计划与安排；其三，会议正式开始的前后时间段。
私董会议开始之前，可以安排2～3个互动小游戏，让参会者的身体、大脑、心情三者活跃起来。此外，讲一下会议规则，重点是让大家把手机关机或调整到无声音，屏幕朝下放置到会议桌中间。告诉大家，每60分钟会议将安排10分钟茶歇时间，让大家查看一下手机、回复重要的电话或消息。会议桌上不必放水果、点心，咀嚼的声音及桌面太散乱等，都不利于高效专注地开会。
私董会由干事长主持。视情况而定，可以先安排20分钟时间让参会者预习会议资料，主要阅读那个预先准备的《××公司私董会分析汇总报告》。该报告要彩色打印并正式装订，人手一册，便于会议开始及过程中参会者查阅和记笔记。会议正式开始后，可以安排公司领导5～10分钟简短致辞。开会还是需要仪式感的，它有利于会议的实质性内容展开。
干事长如何主持及把控会议？就像企业中的产品制造或提供一项服务，我们可以把私董会看成是一个产品交付的过程，如图8-3-1所示。它包括三个步骤：从描述问题开始，然后进行结构化分析，最后总结出几个可选择方案，并在其中选择一个最优方案。既然私董会类似一个产品交付的过程，我们就可以用业务流程思维来理解“如何主持和把控会议”。
