正在阅读《计划①　将工作全部整理出来，制作WBS》
第(1/2)页

接下来，我将为大家说明项目管理的第二个阶段“计划”。

将实现目标之前需要完成的所有工作一个不漏地整理出来，决定各项工作的负责人和完成时间，将工作分配给成员，制定整体的时间表——这就是计划阶段必须完成的作业。

在计划阶段最重要的内容，就是尽可能早地将所有的工作一个不漏地全部整理出来。

在项目管理领域，将这项作业称为“制作WBS”。

这是将实现目标必须完成的工作（Work），尽可能细致地分解（Breakdown），并进行分类和结构化（Structure）的作业。可能听起来有些复杂，但其实做起来并不难。

下面我将对具体的方法进行说明。

正如上一章中提到过的那样，在项目的启动会议上，将所有的利益相关者都召集到一起，对项目的工作内容进行整理是最好的方法。

如果只有项目经理一个人整理工作内容，很容易出现遗漏。

因为项目经理不可能百分之百地了解项目的内容。

即便项目经理在立项阶段已经掌握了必要的知识，也不可能对个别领域的具体内容全部了如指掌，也没有这种必要。

项目之所以召集各个领域的专家，就是为了发挥他们各自的经验和能力，达成统一的目标。

因为项目成员都是各个领域的专家，所以与项目经理独自思考相比，借助大家的智慧一起思考更有效率。

将“实现目标之前需要完成的所有工作”都整理出来，进行分类和结构化

我担任项目经理时，一定会在启动会议上将所有的工作都整理出来。

首先，我会给所有人一本正方形的便签，然后说“请将为了实现目标必须做的事情（工作）全都写出来”“如果认为现在有问题或者今后可能会出现的问题，也请写出来，并且将应对的办法也尽可能地写出来”。

关于工作内容，要写得尽可能详细一些。

比如，“制作新商品促销活动的企划书”，为了完成这项工作还需要“向商品企划部的负责人咨询情况”“对竞争商品的促销活动进行调查”“确认活动预算”等工作，这些也要一并写出来。

当所有人都将工作内容和课题写在便签上之后，接下来将写有内容的便签全都贴在白板上。如果发现有重复的内容就贴在一起。相互之间有关联和比较相似的内容则贴在相同的区域。

“这些都是与应用程序开发时间有关的问题。”

■　“整理工作”的流程

“这些是关于用户个人信息管理的问题。”

像这样进行分类，整理出多个区域之后，还可以进一步将其整理为鱼骨图（参见上页图）。当然不整理成鱼骨图也可以，关键在于“结构化”。

整理完毕之后，所有人再检查一遍是否有遗漏，同时还可能发现新的工作。比如“为了缩短开发时间，可以将一部分业务外包”，“让合规部门制作个人信息管理手册和顺序书”。

像这样将工作全部整理出来并结构化，可以说项目就已经成功了八成。

使用便签整理工作的理由

为什么不让大家先进行集体讨论，而是直接在便签上写出工作内容呢？因为经过集体讨论之后，大家可能会顾忌他人的意见，导致无法坦率地写出自己的想法。

尤其是启动会议这种有各种职位的人参与的会议，年轻人往往会对管理层察言观色，不敢说出自己的心里话。

但如果让所有人“将想法写在纸上”（一下子看不出来是谁的意见），就可以让所有人都能够大胆地说出自己的想法。

我总是给每个人发一本30页左右的便签，因为日本人很认真，如果你给他的页数多，他就会努力地写出更多的内容。

使用便签能够比直接进行讨论更全面地整理出课题和工作，避免出现遗漏的情况。

使用便签还有一个非常重要的原因，那就是节约时间。

如果大家都开始察言观色，提些无关痛痒的意见，这样的会议完全是在浪费时间。

项目就是在与时间赛跑。为了让项目迅速且顺利地开始，必须首先将工作任务全部整理出来。

我在软银工作时曾经发生过这样一件事。

ADSL事业“Yahoo！BB”在提供服务后引发巨大反响，迅速得到了超过100万件申请。