能够立即展开行动的会议的技巧③
将会议内容分为“报告”“决定”“待定”
因为在会议上会提出各种各样的意见，很容易出现信息混乱的情况。即便是同一件事，每个人的理解也可能是不同的。
有的部门认为已经“决定”的事项并开始行动，其他的部门却认为“还没有正式决定”“负责人没有正式宣布OK”，而迟迟没有开始行动。这样的情况在任何企业中都十分常见。
一旦出现这种理解上的偏差，就很容易导致返工。
为了防止出现这种情况，项目经理应该将会议上提出的内容分为“报告”“决定”“待定”进行整理。
在制作会议记录的时候，需要标明各个项目属于上述三种的哪一种。
报告：期间限定的促销活动获得新顾客1.8万人
决定：延长促销时间（到今年6月30日为止）
待定：批准延长促销时间的预算
当然，也要尽快召开将“待定”变为“决定”的会议。
能够立即展开行动的会议的技巧④
明确“谁”“到什么时候为止”“做什么”
项目经理必须明确最终由“谁”“到什么时候为止”“做什么”。这件事不但要在每次的例会上进行确认，在召开其他会议的时候也要进行确认。
此外，在会议记录上也要和项目管理表上一样，将“成果”“负责人”“截止日期”都明确地写出来。因为如果不明确上述内容，就无法促使人采取行动，所以不管任何会议都应该尽可能地落实到纸面上，实现可视化。
能够立即展开行动的会议的技巧⑤
在会议的最后，全员共享会议记录
可能有人认为“会议记录应该在会议结束之后制作，然后再发给出席者”，但为了让会议上做出的决定能够立即执行，会议记录也必须在会议进行的过程中同步完成。
现在有很多可以即时制作会议记录的工具，所以要想实现这一点并不困难。
如果有投影仪能够将会议记录的内容显示在白板上，项目经理就可以在会议进行的过程中与全员共同确认决定的内容，保证所有人都达成一致之后，将会议记录打印出来。
还有一种更简单的信息共享方法，那就是用手机将白板上的内容拍摄下来，然后直接将照片发送给各个成员即可。
此外，项目经理也可以将精力都放在主持会议上，将制作会议记录的工作交给其他人来完成，最后由全体成员对内容进行确认。
总之不管采取上述哪种方法，都要保证在会议结束时能够将会议记录的内容与全员共享。
在会议记录上，需要写明“分发对象”“出席者”“制作者”“制作日期”等内容。
会议上决定的内容是只有出席者知道，还是包括项目负责人和职能部门的负责人在内都知道？在这两种不同的情况下，出席者的工作态度也会发生不同的改变。
比如在后者的情况下，出席者会认为“既然负责人也知道，那我一定要按时完成任务”，所以在制作会议记录的时候，一定要将分发对象写清楚。
其次是写明“出席者”的姓名，这样有助于确认会议的决定是基于哪些权限和信息做出的。
当相关部门的负责人说“我没听说过这件事”的时候，还可以出示会议记录告诉对方“课长代替部长出席会议时说了没问题”，保证会议的决定都能够顺利地执行下去。
“制作者”的姓名和“制作日期”是为了明确职责所在而必须记录的内容。虽然这是制作会议记录时基本中的基本，但却经常遭到忽视，所以请一定注意。
