特别是当你的文案报告主体是“状况分析”时，你需要更加当心是否滥用了“必要”“不可或缺”这样的字眼。在做状况分析时，所采用的符合主题的信息，多半应该是描述性的，应该是记述信息或是评价信息。除非你有特殊的意图，不然的话，你最好不要使用太多“必要”“不可或缺”等词语，以免误导对方朝着规范信息的方向去思考。
你的主题即使是被设定为提案或建议，你还是最好不要传达“必要”“不可或缺”的信息。其原因主要是“必要”“不可或缺”属于提案，而不是规范信息。如果主题是提案，在进行信息传递时，除非你别有意图，否则，最好还是使用“应该（采取某行动）……”。
2.建议“应该……”时，要同时注意礼数
当你催促接收者采取某种行动时，即便你最终要传达的信息在语调上有强有弱，但基本上还是要使用规范信息：“应该……”。在这里，“应该……”只是原则上的表现方式，而你的文案报告或文案，却不一定需要完全套用。当你实际向对方传达时，应视情况而定，你可以事先好好考虑，哪些地方该明白说出“应该……”，哪些地方不使用“应该……”反而更有说服力，关键因素在于传递者与接收者之间的关系。
如果不理会对方的反应也没有妨碍的话，那么你只要注意基本的礼貌即可，这时，你明确地使用“应该……”来直接催促对方采取行动，应该不会出现什么大问题；特别是当你以第三者的身份来陈述意见时，使用“应该……”可以最清楚地表明主张。
3.促使对方行动，你可以故意不传达规范信息
当你已经了解对方心里的评价条目、评价标准、行动原理时，你可以故意不传达你的规范信息，而把自己的主张仅限于记述或评价信息，欲擒故纵，让对方自己去悟，自己去采取行动，这样做的效果或许会更好一些。
比如说，你想促使对方做出决定时，可以只把评价信息“采取某种行动很不错”传递给对方，让对方自己领悟到规范信息：“我应该做什么。”这样做可能会收到更好的效果。
4.只传达记述信息，更委婉
还有一种策略能够促使对方采取行动，那就是把记述信息传达给对方，勾起对方的下意识。换句话说，就是你只把记述信息传递给对方即可，如“如果你做X行动，那就会有X的结果。”让对方自然会解释成“X行动是还不错的行动”。这种方法就比只传递评价信息的方法委婉很多。
如果你对对方还不了解，最好是依顺序传达记述信息、评价信息、规范信息，这样做大致上就不会出差错。即使是你在撰写非常注重形式的论文时，也是如此。总之，最重要的是，你要根据不同的对象，考虑如何分别运用不同种类的信息。
关于运用信息，最后还有一个小问题需要大家注意，那就是如果你想列举数据，请务必注明数据来源。这样，如果当有人问你信息来源时，你就不至于答不上来。而且，若干年后，如果你找出以前的某份报告，就能立即知道相关出处，而不至于再翻查相关资料。
