汇报要想获得成功，就必须思路清晰，语言简洁易懂，这样，听众才能听进去，并沿着你的思路走下去。通常情况下，听众在听取汇报时，最常有四类疑问：“是什么？为什么？如何做？好不好？”因此，在汇报之前，应沿着这个思路准备汇报材料。
汇报的过程，直接反映思维的过程，如果你思维混乱，就不能清晰地组织自己的观点，汇报就会又杂又乱，听众会越听越不明白；相反，如果你思路清晰，逻辑性、组织性强，汇报也会有条不紊，这样你的汇报就会获得成功。
实施指南
在汇报之前深入思考实有必要，提前将汇报的内容整理出清晰的思路，是汇报获得成功的一个基本前提。那么怎样才能做好汇报前的必要准备呢？
第一步：确认逻辑结构
你应该确保议题及支持议题的次要议题均鲜明、明确，确保那些用于检验、证明议题的故事结构能够组成金字塔形。分析和验证完成后，个别的图标结构还需要再确认一下。
结构应采取制作故事线的模板，就像解说故事线做说明时一样，选择其中一种方式，把结论整合为金字塔结构，这就需要首先确认一下，看看采用哪一种结构，能够将最终情形清楚地整理出来。
若采用“空、雨、伞”的方法，“空（确认课题）”为前提，“雨（深掘课题）”为承接前提，“伞（做出结论）”为依据前二者做出的结论。如果前提“空”不成立，或者对“雨”的理解存在着很大的偏差，就会严重影响“伞”的整体信息，因此，应重新审视整体结构，没用的部分应毫不吝啬地删除掉。而采用“并列‘为什么？’”的方法，在众多并列的理由中，即使有一个理由不成立了，也不会造成破坏性的影响。因此，在运用“空、雨、伞”方法难以整理时，可考虑改用“并列‘为什么？’”（也可采取反过来处理的解决方式，但这种相反的处理方式很少）的方法。但无论采用上述哪一种方法，我们都需要确认关键的视觉或者论据，它们应保持既彼此独立，又互无遗漏。
若分析、检查的结果影响到了整体信息，就需要确认一下，看故事线的结构是否需要重新检查。由于我们所有的工作原本就是围绕找出该答案的议题而进行的，因此，即使是各个次要议题分析得出的结论在意料之外，它也自有它特殊的意义，因为出其不意的结果往往更具有震撼力，我们可能会因此而得到意想不到的收获。
我建议将整体流程或用于比较的架构整理成图，这也是比较好的一种方法。由于在脑中同时存在多个架构会使逻辑显得杂乱，接收者在听取文案或读论文时，其接受度会大受影响。因此，整体架构建议只留一个比较好。
此外，在确认逻辑结构阶段，当出现新的关键概念时，如果用旧的说法来做说明，时常会引起很大的误解，因此，我们可赋予其“原创的名称”。例如，通用电气用来自质量管理的名词“六标准偏差”来为本公司经营整体流程的改革办法命名；丰田汽车公司用“广告牌”来为本公司的生产方式的工具取名。结果，这些概念均得到了普及，并且达到写入教科书的程度。当然，取名字十分重要的一点，是一定要锁定在具有相当意义的场合。
第二步：彩排流程
我们平常所说的优秀文案，不是“从一团混乱中浮现出一幅图画”，而是“从一个议题陆续扩展出关键的次要议题后，在不迷失流程方向的情况下，思考也跟着扩展开来”，若我们将目标锁定在这样的形式，将最终信息在明确的逻辑流程中显示出来，其效果会更尽如人意、更理想。
在这里，我建议采用一边彩排、一边整理的方式来琢磨整体流程。我们进行彩排，通常使用下列两个阶段：第一阶段是“看图说故事形式的初稿”，第二阶段是“以人为对象的细腻定案”。
“看图说故事形式的初稿”阶段，你应将图表准备齐全，然后一面翻页一面说明，在彩排的过程中，可逐步修正整体说明的顺序和信息的强弱。这个阶段既可以一个人单独进行，也可以聘请团队成员在旁边观察。由于这个阶段很容易知晓张力不足、顺序不妥的地方，以及需要加强的地方，加上原本的逻辑结构很坚固，因此，可大胆删除会导致问题的图表，而这些少部分的改变，是不会导致故事线或整体信息瓦解的。
“看图说故事形式的初稿”完成后，接下来就是要进行预演，这个阶段，你可以找来合适的听众，请他们来提出宝贵意见，就像正式演出一样。如果主题内容一般，你可以让家人或者男女朋友做听众；问题越简朴就会越重要，你选择的听众最好是未直接了解计划主题及内容的人，因此建议你找几个团队以外、能够提出具有建设性意见的知心好友，诸如同事或者熟人来做听众；如果主题内容不宜让上述人群知晓，那么你可以让本团队的成员来做听众，让他们提出宝贵的意见。若采用这样的方式还不行，那就准备好摄影机，自己对着它预演并录像，然后通过回放录像来看自己的表现，这样达到的效果也不错。也许这种方式可能会让许多人产生反感，但却非常有实效，因为它能帮助你找出令人难懂的迂回说法或者找出自己在说谎时不由自主的坏习惯。
在进行彩排时，如果明明分析以及图表的表达都很清楚，逻辑结构也很有条理，但却有难以说明的话，那可能是故事线的流程中掺杂了多余部分。这时，在说明时要多加小心，以免招来陷阱或误会。
最后，预演结束后，应恳请听众针对“听完之后，是否有觉得奇怪的地方”及“是否好懂”等发表评论并虚心接受。
