著名的效率研究专家艾伊贝李，应美国史卡鲁钢铁公司的总裁查鲁斯的请求，去他们公司给他讲解如何有效地执行计划。艾伊贝李见到查鲁斯之后，什么也没有说，只是递给他一张白纸，并要求对方在上面写出第二天计划完成的最重要的六件事。查鲁斯总裁很快便完成了这个任务，他确实每天都需要完成很多事情，写六件事。查鲁斯总裁很快便完成了这个任务，他确实每天都需要完成很多事情，写六件事太简单了。
艾伊贝李接着对他说：“现在请你将这六件事按照重要的程度排好顺序。”查鲁斯五分钟后就完成了艾伊贝李的要求。艾伊贝李继续指导道：“好了，请你将它放进口袋里，明天一早把纸条拿出来，按照纸条上注明的，先把最重要的那件事完成，不管其他的事，直至最重要的那件事完成为止。然后依此类推。倘若你只能完成第一件事的话，也没什么大不了的。你必须每一天都要坚持这样做，当然你也要要求员工们这样做。”
一个月后，艾伊贝李收到了一封查鲁斯先生发来的信，以及一张两万五千美元的支票。信中写道，那是他一生中最有价值的一堂课。五年后，这个不知名的小厂，一跃成为当时世界上最大的独立钢铁厂。
在我们每天需要完成的事务中，只有很少一部分是打开成功之门的钥匙。为此，我们有必要学会“舍得”，坚决舍弃不重要的事务，得到更多的有效时间，然后最大化地将时间和精力用在那些“钥匙”上。需要注意的是，紧急的事并不等于重要的事。准确把握自己的目标，明确自己真正需要的是什么，才可以正确地抓住核心，将日常事务分门别类地处理好。
盲目地忙碌不会有什么好的效果。只有把精力用在关键地方，将一天的时间尽可能地优化，用80%的时间去完成重要的事务，用20%的时间处理不重要的其他事务，如此日积月累，才能取得优异的成果。如果一天之内不能完成所有的任务，那么尽量将不重要的事务拖到第二天去解决，甚至也可以将低“含金量”的事务直接放进“回收站”，直接舍弃。
如何判断事务的“含金量”高低呢？根据我的个人经验，低“含金量”的事务通常有以下几种：
1.为他人做的事。一般而言，为他人做的事，对自己来说“含金量”不是很高。如果我们总是为他人做低价值的事情，自己的高价值的事务就不免被耽搁。有朋友请我们帮他完成一件无足轻重的事情，而即便再小的事，也会分散我们的精力，浪费我们的时间。更重要的是，我们还有其他重要的事务正待解决。但是，我们通常认为朋友委托的事是重要的，它代表朋友对自己的信任，不便推辞。其实，这种事对我们来说没有什么价值。如果我们有充足的精力和时间去完成它，或者这件事对我们而言只是举手之劳，帮个忙也无所谓。但是，如果我们已经忙得不可开交，就不要去接手这个“帮忙的任务”。因为一旦完不成，我们不但会失去朋友对自己的信任，还会耽搁那些重要且亟待解决的事情。
2.自己不擅长的事。通常这类事的含金量也不高。做自己不擅长的事如逆水行舟，不但耗时费力，而且还不容易取得显著的成果。很多时候，当老板交代下来一项我们并不擅长的事务时，我们想当然地认定它代表了老板对自己的器重，下决心努力去完成。80/20法则认为：专业性的工作要交由专业人士去做。做自己不擅长的事，会让我们损失很多。一方面，我们自己的本职工作被耽误了，在指定的时间内无法完成规定的任务，可能受到老板的批评；另一方面，当自己不擅长的事完成得不到位时，我们还要为此承担后果。
3.千篇一律的例行公事。当所有的员工都排着队到会计那里核对工资时，一般情况下，会计会在旁边不厌其烦地讲解扣费款项。会计的行为，就是工作中千篇一律的例行公事。我们认为这样做是会计的义务，会计有义务在发放工资时，给员工们一个明确的说法。80/20法则认为：会计的这种做法无疑浪费了每一位员工的时间。与其为每个员工逐一讲解，远不如向他们统一发送电子邮件，将公司的奖罚制度以及每个人的工资发放情况解释清楚。
4.别人不感兴趣的事。坚持做他人不感兴趣的事情，对我们自身和其他人来说，都是浪费时间的行为。这样的事情很多，比如公司规定每天开始工作前，由员工轮流分享一些读书心得，然而大家对此毫无兴趣，只是走走过场而已。我们认定，这种事是有意义的，又是公司的规定，理应坚持下去。80/20法则认为：坚持所有人都不感兴趣的事情，不会带来任何收益，这种类型的事务可以直接放弃。
5.枯燥乏味且耗时很长的事。参加那些与自己的职责范围不着边且十分冗长的会议，就是典型的枯燥乏味的事情。我们通常认为：参加会议可以关注公司的发展动态，虽与自己的岗位无关，也有听下去的必要。80/20法则认为：解决重要的事，才是正道。参加会议有时候只是一种礼貌，在冗长的会议上集中全部精力汲取其中有价值的信息并非明智之举。面对这样的事情，不妨在会议上开个小差，着手处理一些重要的事情，不过一定要低调。一般而言，我们无法在耗时很长的事情上获得理想的收益。
6.时间成本过高的事情。倘若做一件事花费的时间远远超出自己的预计，而且仍然毫无实质性的进展，这件事的时间成本就过高了。比如，在考试的时候花费大量的时间解决其中一道难题，却没有计算出结果，还耽误了其他部分的答题。既然已经投入了很长时间，放弃了实在可惜，这是我们通常的看法。80/20法则认为：如果花费的时间远远超过自己的预计，这件事的“成本”就过高，即便成功，我们也无法得到理想的收益。尽早放弃，才是明智的选择。
