文献资源是公共图书馆提供服务的要素之一，甚至可以说是基本前提。各地“图书资料购置费”科目包含的内容不完全相同，大部分地区的购书经费包括了图书购置、报刊征订和数据库购置费用，还可以包括分编加工的耗材费用等。也有地方的购书经费中不含数据库订购费，而将数据库订购费作为专项经费单列，个别地方甚至将报刊征订费也单独开列。购书经费的多少对于公共图书馆服务的影响程度，在图书馆业界以外可能并不很理解，而且原来对文献资源建设所需的预算又没有定额可套，因而在预算编制中，公共图书馆与财政部门都有较大的随意性，最后下达的购书经费预算往往是根据财政状况，或者领导对图书馆的重视程度而定，是一种沟通、协商的结果，甚至是博弈的结果。文化部、财政部在《创建国家公共文化体系示范区标准》中已经明确了人均藏书和年度新增图书指标，尽管并非所有地区都参与创建，但却具有了一种比较权威的参考依据，而且指标比较科学。《公共图书馆服务规范》中提出了一个年度人均购书经费指标的下限，由于这个下限低到实在不足以保障公共图书馆正常开放的需要，而地方政府在参考这种标准、指标时，一般只求达到下限符合规定，所以，原来购书经费很少甚至没有购书经费的公共图书馆可以利用这个规范来争取预算经费，而一般的公共图书馆无法利用其作为争取增加购书经费的依据。
针对以上各项经费的特点，我们在编制预算时，需要针对各项预算不同的特性，特别是不适合套用定额预算的科目，需要特别进行争取，并把争取的重点放在经常性项目经费上。
（二）预算的编制
年度预算事关公共图书馆一年的事业任务是否具有相应的经费支撑，因而编制年度预算是公共图书馆管理的一项基础性的重要工作。但是，对于公共图书馆而言，编制预算的意义，不仅仅在于编制一个财务年度经费支出上的预计，而且也是规划即将开始的工作。“决策者所面临的问题，不是他所在的组织明天应该做什么，而是我们今天必须为不确定的未来做些什么准备工作”[12]，德鲁克所说的对非企业的公共图书馆同样适用。
具体编制预算肯定是公共图书馆财务人员的工作，因而实际情况是，大部分的馆长并不参与单位年度预算的编制。不参与不仅是因为缺乏编制预算的技能，而且是对编制预算缺少应有的认识和重视。其实，仅仅依靠财务人员无法编制出高质量的预算，财务人员并不清楚所在的图书馆下一年度的重点工作在哪里，有哪些重要活动需要开展，按照战略规划分解的年度工作目标是什么，这些目标会产生多大的工作量，等等。可以想象，这些问题，可能除了馆长以外，没有什么人能够全部明确地知道答案。因此，编制预算不仅仅是公共图书馆财务人员的工作，而且也是整个公共图书馆的一项重要工作，馆长必须亲自参与。
1.预测服务的量与质
公共图书馆的理念之一是为社会提供最好的图书馆服务，这与我们平时说的“没有最好只有更好”不同，最好的公共图书馆服务有着特定的含义，美国对公共图书馆“最好的服务”的解释为：“适当且有效组织的资源，公平的服务政策，公平的信息的存录入口，正确、不存偏见且有礼貌地回复所有请求。”[13]可以看出，所谓最好的服务是指提供符合公共图书馆理念的服务，而且中间的每个环节是相互影响、缺一不可的。资源适用、政策公平、使用方便、服务周全而有礼貌、能够解决用户提出的所有请求，这应该成为我国公共图书馆追求的目标。
从另一方面来说，服务需要成本。在效率一定的前提下，服务提供的数量和质量与成本形成正相关，因而需要的经费支出也会随之增减。而在编制预算时，我们的问题需要反过来问：未来的一年中，我们的服务能够到达什么水平？有多少用户会来享用我们的服务？只有解决了这个前提，我们才能科学合理地编制预算。
