（4）备妥报关委托书、报关单、手册、发票、装箱单、核销单、配舱回单（十联单第五联以后）、更改单（需要的话）和其他所需资料，于截关前一天通关。
（5）跟踪场站收据，确保配载上船。
（6）凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要许可证、配额、商检、动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便（报运部）顺利抽回资料，重新利用。否则只会顺延船期，造成麻烦。
6.提单确认和修改
（1）问明顾客“提单”的发放形式：①电放：需顾客提供正本“电放保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司电放。②预借（如可行）需顾客提供正本“预借保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司预借。③倒签（如可行）需顾客提供正本“倒签保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司倒签（此种情况下，多半是签发HOUSEB/L）。④分单：应等船开以后3～4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将一票关单拆成多票关单。⑤并单：应等船开以后3～4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将多票关单合成一票关单。⑥异地放单：须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人、电话、传真、公司名、地址等资料方可放单。
（2）依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。
7.签单
（1）查看每张正本提单是否都签全了证章。
（2）是否需要手签。
8.航次费用结算
（1）海运费：①预付（FREIGHTPREPAID）。②到付（FREIGHTCOLLECT）。
（2）陆运费：①订舱。②报关（包括返关之前已经报关的费用）。③做箱（内装/门到门）。④其他应考虑的费用：冲港费/冲关费，商检、动植检、提货费，快递费以及电放、更改费等。
9.提单、发票发放（提单样本）
（1）货主自来取件的,需签收。
（2）通过EMS和快递送达的,应在“名址单”上标明注，如“提单号”“发票号”“核销单号”“许可证号”“配额号”等要素，以备日后查证。
10.督促清算
应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的“核销退税单”。11.海关退税有问题的,需更改并要提供如下资料
（1）报关数据正确、舱单不正确的。
①经预录后的（海关返还的）报关单复印件。
②场站收据复印件（十联单的第七联，即黄联）。
③提单正本复印件两张。
④装箱单（ContainerLoadPlan）复印件。
⑤更正单（三联、正本）。
（2）短装（多报少出）、溢装（少报多出）。
①船开5天（工作日）内未能及时更正的：先交纳罚款金3000～5000元;货主重新提供发票、装箱单（Packinglist）、报关单、提单副本复印件（加盖“提单副本确认章”）。
②船开5天（工作日）内更改的，货主需提供提单副本复印件（加盖“提单副本确认章”）、正本、正确的报关单、发票、装箱单。
二、船舶代理
（一）船舶代理的概念
船舶代理是指船公司的代理。船公司代理一般分为：船务代理和定舱代理。这里的船务不是一般认为的定舱、报关等相关的船务工作，而是船的安排靠泊等相关事宜。
（二）船代出口流程
1.出口船档文件的建立
船舶接受定舱前，建立出口船档文件，内容：船名、航次、预计离港日期。
2.场站收据缮制
①场站收据（共计11联）由发货人或其委托的一级货代缮制。
②订舱：
出口科审核场站收据，如可以接受订舱，在场站收据的第五、六、七、八联上盖单证专用章，第二联留底，其余的退还订舱人。
箱管部门提箱人提供的场站收据第五联及提箱申请书，签发出口集装箱设备交接单。提箱人凭出口设备交接单向集装空箱堆场提取出口用的空箱。
3.装箱、盖进场章
装箱可能在场站或发货人工厂/仓库，装箱后应制作装箱单。
