年会筹备委员会为年会召开作了细致周到的准备工作。在萧冠英、崔载阳运筹下，国立中山大学校长邹鲁、广东省第一集团军司令陈济棠等14位名誉筹备委员及囊括国立中山大学主要行政机构负责人、知名教授在内的15位筹备委员全部到位，并设立文书、事务、编辑和交际四部，各部干事95人、共计124人的庞大职员队伍。筹备委员会于1935年10月31日、11月11日、12月7日及次年1月8日前后召开四次会议，具体规划年会各项事宜，第二次筹备会议通过年会预算草案并呈请政府拨款，各部按照会议日程列出详细的工作计划；社教社事务所为方便北方各省社员赴粤参会，专门在上海组织招待处，“上海为北方各省社员赴粤必经之路，惟以五方杂处，人事纷纭，陌生客抵此，往往不能应付裕如。本社特在上海组织招待处，招待或引导过沪各社员”，并专门在社刊上发布招待办法[129]，这些均为年会顺利召开作了坚实铺垫。
表2-9 社教社第四届年会经费预算表（1935）[130]
从表2-9可知，筹备委员会预算年会支出高达10420元（粤法币），呈请国立中山大学校长邹鲁，请其转请西南政务委员会拨发。“查预算总额合共壹万零肆百贰拾元，此款系属临时用费，大学预算内未有计列，理合检同大会预算表乙份，备文送请，查照转请西南政务委员会核给，以利会务，实为公便。”[131]西南政务委员会给予批示，此项款项顺利解决。据第四届年会筹备会在会后给出《收支报告表》，收入共10973.05元，其中广东省政府拨付10420元、中山大学补助250元，会后变卖宿舍用具303.05元；共支出10892.74元，其中补助社员来粤川资5108元，社员膳食费935.5元，文具及印刷费1290.44元等，尚余40.31元。[132]对于此，主席梁漱溟在代表理事会开幕词中专门致谢，“本届年会，承蒙中山大学代为周密的筹备及补助，复得广东省政府热心的补助，才有今天这样的盛况，是我们非常感激”[133]。如前文所讲，经费问题，始终是困扰社教社发展的一大障碍，广东省政府如此资助，对社教社顺利举办年会绝对是雪中送炭。
理事会非常重视中山大学给予参会社友的4000元川资补助，理事会第12次会议事务所专门提出“国立中山大学补助本社第四届年会川资四千元，请规定分配办法案”，决议如下：“除提出事务所专任干事一人出席年会全部川资外，全数补助社员川资，公推高践四（召集人）、孙仲威、朱坚白三先生依照下列要点，草拟具体办法，交事务所决定施行：1.除广州外，其他各地出席社友一律予以补助，分四级支配；2.估计路费之多寡，拟定各级之比率，以为分配补助费之根据”[134]。《国立中山大学日报》第2036期刊登了补助办法，按照各省市至广州旅费约数而将省份划分为四个等级，按照等级来分配个人社员或团体社员的川资补助[135]，从档案材料看，这4000元川资拨付并不顺畅，理事会再三发函，直至会议召开前夕（1935年12月14日），方得以由筹备委员会萧冠英、崔载阳代领，“由本会备函领出，仍请大学会计部暂予保存”[136]。从《收支报告表》看，补助社员来粤川资最终超出4000元的预算，补助5108元，“言必信，行必果”，为社教社与广东省教育厅、国立中山大学合办实验区做了很好铺垫。
