本阶段的任务就是将学校所处的内外部环境状况进行系统的扫描与分析，力图客观、真实呈现学校目前的现状，使校长等学校管理者充分了解学校面临的问题与困境、机遇与挑战，以期为更好地规划学校的发展做好信息、资源等方面的准备。
（一）外部环境扫描
学校的外部环境即学校组织存在的外部背景，它以嵌套形式包围着学校组织。嵌套的外层称为社会环境（societyenvironment），社会环境包括国家、省、市、区（县）层次的经济形势、社会文化因素、技术因素和政法因素等。在对社会环境的分类上，美国学者Moehlman曾提出过一个更加细致的划分方法，这个方法包括14个项目，具体包括以下几方面。
（1）人口的数量、质量、年龄结构和民族成分。
（2）社区与自然面貌，以及人们的空间观念。
（3）历史发展、文化评价和人们的实践观念。
（4）语言符号和信息交流系统。
（5）艺术与美学发展。
（6）人们的哲学观与价值取向。
（7）宗教信仰。
（8）社会结构，包括阶层、家庭结构、性别角色和社会规则。
（9）政府组织的组成、结构与运行。
（10）经济发展状况。
（11）运用技术手段对自然、人力资源的开发利用状况。
（12）科学发展与知识积累。
（13）保障人类身心健康的医疗条件。
（14）社会的社会化进程。
除一些直接作用于学校社会因素外，不直接作用于学校的社会因素通常通过嵌入学校的任务环境而影响学校的管理与发展。任务环境（taskenvironment）是可以直接影响学校运作的外部因素的总和，如地方政府的教育管理部门、地方行政管理机构、学校资金来源、学区、处于相互竞争的学校、本校的学生、学生家长、派出所、卫生局、地区法院、教育学会，以及其他各种社会组织、群体等。
图4-1 学校外部环绕扫描
具体地分析学校任务环境，可以看到以下一些重要的变量。首先，上级教育管理部门的有关政策、对学校的期望，以及提供给学校的宏观发展方向。其次，学生生源状况。再次，家长、社区、上一级学校、用人单位等，也是学校任务环境中具有一定影响力的变量，以其独特的方式作用并指导学校的发展。在我国逐渐发展起来的升学及就业市场，也将对学校发展产生重要影响。复次，学校资金的来源。除政府机构对教育的投入外，为弥补教育的不足，学校需要一定的贷款或股东支持。如何与这些机构或个人更好地合作，也是学校发展需要思考的重要问题。最后，与本校处于竞争状态的其他学校，也会对学校发展目标、发展内容产生影响。正是因为需要考虑与对方的合作或竞争，所以才有了各种可能的竞争策略。20世纪90年代以来，在国际工商企业管理领域，一种被称为标杆瞄准或基准化（Benchmarking）的组织发展战略受到学校管理者的欢迎，其为组织借鉴、比较其他竞争者的优势管理资源找到了途径，这种方法值得学校在制订发展规划时学习。
除上述相关要素外，还要考虑对学校规划产生影响的其他宏观因素，例如：政治制度，政策环境（如教育法律法规的出台、相关教育方针及政策导向等），经济发展状况（如地区人均收入水平、消费水平、消费偏好、储蓄情况、就业程度等），人口发展趋势与结构（人口流动、适龄儿童数量及性别比例等），社会文化氛围（居民教育程度和文化水平、宗教信仰、风俗习惯、审美观点、价值观念）等，这些外部的宏观要素将成为学校发展规划制订和实施所依据的重要背景信息。
（二）内部环境分析
