会计制度设计方法是指对会计制度内容用一定形式反映的方法,具体包括以下几种:
1.文字说明法
文字说明法,即用文字说明会计制度的内容,这是会计制度设计中使用最多的方法。既可用文字单独说明,如会计制度的总体说明,会计科目及其使用说明等;也可以文字辅以图式说明,如会计组织结构及岗位职责、凭证、账簿、报表的使用说明,对各类业务会计处理程序的说明等。使用文字说明法要求表达要精准、行文要规范、定义要严谨、言简意赅,防止过于冗长,避免使用易误解的句子。以文字说明法表示的会计制度内容要注意条理清晰,同一层次的语句段落要采用相同的编号形式,不同层次的语句段落采用的编号形式要合理,一般采用统计制度规定的编号方法,例如:一、(一)、1、(1)等。
2.表格法
用表格形式反映会计制度中使用的凭证、账页和报表格式。表格法有以下几点要求:
(1)表格尺寸统一
表格尺寸统一也就是会计凭证、账页和报表用纸格式统一。统一会计凭证用纸大小,有利于会计凭证的编制、装订和保管;统一账页用纸大小,有利于账页的登记和装订保管;统一报表用纸大小,有利于报表的编制装订保管也便于阅读。总之,便于装订保管是统一会计凭证、账页和报表用纸格式的共同目的。便于会计凭证、账页的编制和登记是从会计人员自身工作的要求考虑,便于会计报表的阅读是从使用人的角度考虑。为了保证表格用纸规格统一,节约而有效,有关部门应确立用纸规格,以便设计人员能在相对集中的用纸规格中选择相适合的纸张尺寸。
(2)表格划线标准
①表格空边的划线
表格一般由表头、表体和表尾组成。表头反映表的名称、日期等内容;表体以线条划分项目、金额等内容;表尾说明表格经办人员等情况。表格空边则是表体和纸张的边缘空间,设计时要对表格空边作出统一规定,通常装订部分空边和表头部分要留宽一些。另外,表体部分的划线也要统一规定,例如,表体外围线用粗线,表体内部标题线用次级粗线,表体内部空格线用细线。有条件的亦可对表格的划线颜色作出规定,以规范醒目。
②表格栏次的划线
表格中划分几个大部分的垂直线应该是最醒目的,例如,用垂直线将账页的金额栏划分为借方、贷方及余额栏。在金额栏中不同货币单位的线也应有所区别,例如,元和角之间、百元和千元之间、十万元和百万元之间等可用粗线,其他可用细线,以便记账人员定位。表格中的横线在较多较密的情况下,可每隔五条线采用一条较粗的线,这样可以防止记录串行,也便于统计记录的笔数。
(3)表格制作控制
会计业务中的表格数量,在企业所有管理用表格中一般占有较大的比例,为了降低表格制作成本,提高表格使用效率,应对表格制作予以控制,即控制表格制作、修改、废止的申请审批程序。具体步骤是:①填制申请单,表格制作、修改、废止均须填写申请单;②送审申请单,申请单要连同表格样本送会计主管审核,表格审核要点有:表格是否确实需要,内容是否与其他表格有重复或冲突之处;表格制定和修改对有关部门是否有影响;使用是否经济有效;表格的联数、尺寸及印数是否经济合算;表格废止理由是否正当,其相关业务是否已不存在或其内容已由其他表格代替或合并等。③审核批准后,申请单位要对制定、修改后的表格予以编号,集中处理。会计主管部门要定期检查表格使用情况,定期编制表格控制报告,以作表格使用、改进及审查的依据。
3.流程图法
流程图法是会计制度中用一定图形反映各项业务的处理程序。该方法反映业务处理程序要比文字说明法容易为人们所了解和掌握,使用流程图有利于工作效率的提高,能为会计电算化创造条件,同时也有助于审计人员进行内部控制测试,从而确定审计重点和审查的详细程度。流程图有多种类型,常见的有以下两种:
(1)框图式流程图
