合同是谈判各方共同决策的结果，是各方根据谈判时的客观情势和主观的利益追求而确定的合作关系，规定了双方在合作中的行为规则。但是人的认识总是有局限的，一旦认识和客观事物发展不一致，纠纷就会出现，给合作带来困难。因此，必须利用各种方法来获得变化的信息，不断调整经营的策略和计划。合同只有合作各方共同努力才能取得实效，因此，凡是有损于某方利益的变化都会影响其履行合同的积极性。从这一点出发，可以预想到这样的结果，在履行合同过程中只关心自身利益的实现是不够的，主动关心共同的利益及合作各方利益的可变动性是很有必要的举措。加强沟通是这种举措中的重点，无论是一般的贸易活动或是长期的经营合作，都有必要在合作过程中有目的地进行不间断的沟通。通过信息交流和认真的分析可尽量掌控合同履行过程中可能发生的可变因素，一旦出现对合同履行不利的趋势，就可以主动出击，及时解决问题，将损失限定在最小的水平。但这种措施在实施之前，很有必要和有关各方进行务实性的沟通，以书面方式把这种变动确定下来，使在以后的过程中不再发生纠纷或争议。这种书面形式就是“备忘录”。而备忘录的确认实际上又是一次谈判的过程，以下用案例来说明其应用的方法。
【案例11-8】 来料脱期的处理
N公司和美国D公司经过认真而仔细的谈判签订了一份来料加工的合作合同。合同规定D公司在合同签订后30天内用海运方式将生产产品H的主要原材料M和零部件送达N公司，90天内N公司将成品用C＆F方式交付D公司，有关技术资料自合同签订之日起由D公司直接向N公司提供，其他所需材料由N公司自备。货款和质量要求另有具体条款规定。
2003年3月1日，双方达成一致签订了合同。N公司拿到了所需的技术资料和加工图纸，立即组织技术人员和有关车间进行技术准备，采购部门采购所需的材料和有关工夹具，动力设备部门开始制造所需的模具，生产计划部门编制生产计划，一切都按照双方达成的协议有条不紊地开展工作。但到了3月31日D公司提供的原材料和零部件没有到货，N公司主动去电询问，D公司称已经按时发出，应该就在路途之中。4月5日N公司接到船运公司电话通知，获悉货到日期可能要延误到4月20日。当天，N公司召开了紧急会议对这样的变化进行了磋商，生产部门认为要按原来规定的日期完成订单的可能性已经很小，而且如此紧迫的生产会造成质量的不稳定。会后N公司立即和D公司进行了电话沟通，D公司强调了该批产品的重要性，交货期的要求不能改变，质量标准也不能降低，希望N公司能尽量克服困难，并派出代表赶来中国进行协商。
4月7日，新一轮谈判开始，双方从各自的利益出发，又充分考虑了对方实施的困难和改变计划的可行性，最终签订了双方协商的备忘录。
关于调整H产品生产计划的备忘录
根据双方2003年3月1日签订的关于H产品的合同要求，N公司必须于2003年6月1日前将合同规定的产品交付于D公司。现因合同规定的由D公司提供的原材料和零部件无法按期到达，按原日期交付存在困难，故进行了磋商，达成本备忘录。
双方争论的焦点：
1.D公司强调H产品具有特殊用途，因此交付日期无法修改，质量标准不能降低。
2.N公司理解D公司对产品的时间要求，但原来确定的60天加工期已经是满负荷的生产计划，再行缩短将不能保证能按时完成。
3.发生脱期的责任不在合作双方，有必要追究船运公司的责任，但不能解决D公司的准时交货问题，也无法解决N公司的生产日期不足的问题。
经过反复研究磋商，确定如下措施：
1.D公司承诺催促船运公司尽快将货物运抵中国，并为接货做好准备，减少产品运抵目的港所需的时间。
