顾问组的构成包括各方面的专家,如法律顾问、财务顾问、政策顾问、技术顾问等,凡是与谈判相关的内容最好都有相关的专家支持。
5.翻译
国际商务谈判中翻译是不可缺少的成员。即使谈判代表有高水平的外语能力也往往专门配备翻译。谈判中的翻译不仅是语言沟通的工具,其职能还表现在以下三个方面。
(1)专业化翻译,确保前后口径一致。跨国谈判最大的障碍就是理解方式的不一致,没有统一的口径很容易造成误会。经过培训的专业谈判翻译能比较规范化地使用语言,可以防止发生不必要的误会。
(2)留出思考问题的时间。在谈判前后的空闲时间里,谈判双方代表在接触中可以不需要翻译,显得人性化一些。但在正式谈判时,带上翻译,可以给谈判代表留出一些思考问题的时间,讲完一段话,可以等待一些时间,仔细思考后面应该如何应对;对方讲了一段,在翻译中,我方也可以思考一下怎样回答对方的问题。因此,谈判双方会各自带着翻译,且只为自己方面翻译,就是这个道理。
(3)承担改口的责任。讲话中难免说漏嘴,讲错话,想更改,但在谈判桌上轻易改口是犯忌的,此时翻译主动承担责任将是有效的方法。例如翻译可以说:“对不起,我理解错了,重新翻译一下。”
6.2.2 谈判队伍的规模
以上介绍似乎说明了每次谈判都有一支庞大的队伍,这种理解就错了。谈判队伍的规模在于精干,越是精干的队伍越具有战斗力,尤其是出场的人员更不宜太多。人数多带来的问题是很难协调,容易发生内部意见不一致。谈判是时间紧迫、问题集中、利益突出、后果重要的活动,双方都给予很大的关注。因此,必须在谈判前做好充分准备,包括对各种可能发生的情况都要有应对的预案。在谈判中应集中精力去达到目标,不要存在“谈起来再说”的思想。
对于大型的项目谈判可能需要稍多的人员,但谈判方往往会将大项目分解成若干个子项目来进行,从而使规模大大缩小,可以规避因规模过大而带来的风险。每个子项目将各自策划和计划,由大项目的领导进行统筹安排,但其并不直接涉足子项目的谈判。
小型项目尤其是经常性项目,人数就更少了。对于一般的贸易类谈判,如果只是单一品种或少数品种的商品贸易,往往出面谈判的只有两个人,一位为主,一位为辅。当然,专业外贸公司的谈判人员后面往往有一支队伍进行协助,帮助完成许多没必要在谈判桌前完成的事务。要注意的是仅由一个人出面谈判是不合适的,一方面孤军作战容易发生问题,另一方面对谈判者本身也有许多不便之处。
谈判过程是一次决策的过程,给予充分的重视是必然的。谈判既不能动用更多的人力,又有如此高的难度,唯一的方法只能是提高谈判人员个人的素质和能力。
