谈判队伍的组织是谈判准备工作中非常重要的环节，不仅涉及谈判的具体实施，更影响到谈判最终的结果。需要多少人参与这次谈判、应该由哪些人参与、具体如何分工和配合等问题都应在组织谈判队伍时全盘考虑。
谈判队伍的组织必须符合以下要求：
（1）保证谈判顺利按计划进行，达到预先设定的目标；
（2）有利于采用各种形式的谈判策略和步骤；
（3）具有临时的处置能力和权力，一旦情况发生变化，有很强的应变能力；
（4）顾及谈判的成本因素。
6.2.1 谈判组织的职能构成
谈判队伍应该是一个临时性的组织，不同的谈判应该有不同的人员构成，应该有不同的分工。从其作用来说，谈判队伍应该由下列人员构成。
1.首席代表
谈判的首席代表是这次谈判的主要负责人，是参与谈判的一方企业或组织决定派出的代表。对对方来说是责任的承担者，对我方来说是谈判的组织者，因此首席代表的行为就显得很重要。首席代表的职能有以下几点。
（1）谈判前负责进行谈判的准备。包括：谈判所需的信息资料、企业或组织委托的具体要求、谈判目标的实施方针等；为谈判的计划和实施做好物质准备，如确定场地、设施、经费等；负责谈判队伍的训练、口径的协调、实施过程的分工等。首席代表在公司或组织的谈判决策过程中应该全程参与，全方位了解情况。
（2）谈判中负责对谈判进程进行控制，指挥和协调谈判队伍，和谈判对方进行正式和非正式沟通，与公司或组织负责人进行沟通并及时调整谈判的策略和措施。特别是在谈判中发生了意料之外的情况时要冷静面对，并及时确定对策。有预案的，应该及时启动预案计划；没有预案的，也要采取积极的应对措施。
（3）谈判结束时可以代表企业或组织在合同上签字和确认。当然，在今后的执行中也免不了许多的参与和责任。谈判结束后还要负责总结、汇报，形成完整的谈判文件档案。
由此可见，首席代表在谈判中是中心人物，而绝不是仅仅在谈判桌上发言、讲话而已。除了个人素质要求外，应该得到充分授权。首席代表的人选最好应该是企业或组织中的主要负责人之一。
2.商务代表
谈判中会大量涉及商务问题，即使是行政性谈判，也会遇到商务问题，因此，需要商务专家的参与是必然的。商务谈判中将大量涉及产品的成本、价格问题，以及商品的质量保证制度、发货和运输方式、付款和结算方式、风险的承担责任、履约的程序和责任等问题。这些问题最终都将体现在合同条款中。
商务代表不仅要非常了解商品的具体内容，而且要了解商品的价值体现。对于自己方面的情况要清楚，对对方的情况也要十分清楚，才能使自己立于不败之地。同时商务代表还应该掌握经济法的有关条款，清楚地了解如何利用法律工具来维护我方的利益。
3.技术代表
对于技术性比较强的谈判，技术代表是不可或缺的人选。技术代表不仅要了解商品的原理和生产过程，更应该是相关技术的专家。在谈判中有许多场合需要技术方面的支持。如作为供方，在对方提出许多要求时能及时给出精确的回答，行还是不行，或能说服对方，使对方认识到提议的不合理性；作为买方，可以用精确的语言提出对产品的具体要求。这样不仅提高了谈判的效率，更提高了自身的谈判地位，在价格谈判时不容易吃亏。
技术代表不仅要求在相关技术上有较高的造诣，而且也应该有很强的沟通能力和表达能力，还应该对有关经济法的内容比较熟悉，如知识产权问题等，在谈判中才能比较主动。
4.顾问组
谈判需要更多的支持，需要专业化的顾问组，即使是比较小型的谈判，顾问组也是必要的。顾问组不一定在谈判桌上出现，可以在幕后发挥作用。因此，许多专业公司建立常设的顾问组，同时满足多方面的需要。
