一般来说，在大型会议室中举行的往往是正式的谈判，谈判的开始需要这样的安排，因为这样能造成一种气势，使双方认真对待；谈判结束时签订合同也常在大型会议室中举行，同样是为造成一种合作的气氛和社会影响，这些内容便于公开，双方也希望更多的人了解这样的结果。
小会议室中安排的是讨论型的谈判，双方是认真负责的，因此大量具体的细节问题在这样的场合中讨论比较合适。同时其内容仅限于与会者知道。特别是对有争议的问题，在这种场合比较容易表达，可见正式谈判设在小会议室中进行的机会比较多。
办公室约见是私密性会见，谈判中也经常需要，个别交谈和征求意见不作正式决策时选择这种场合最有效。谈判和内部讨论不一样，谈判中的约见是平等的，但在对方办公室中谈话，你会有什么感觉呢？是受到尊重，还是感觉压抑？
以上所说的谈判的场合都是正式场合，双方都受到一种无形的压力，即责任的压力，每句话、每个行为都会表达出个人的思想和责任，因此谈判场合的安排应该与这些要求相一致。
在饭馆中或高尔夫球场上，双方的言论就比较放松了，可以谈论正事，可以诉说友情，也可以讨论无关的问题。这样的交流在谈判过程中也是不可或缺的，不仅可以通过非正式地议论问题了解对方真实的想法和个人的意见，同时也是双方建立长期感情的一种方式和渠道，从而有利于正式谈判时的顺利决策。有人会提议能否邀请对方到家里做客，这样气氛不是更和谐、温馨吗？请深入讨论。
6.3.3 谈判预算的确定
根据上面各种具体要求，必须对各种开支费用进行预算并制订预算计划。各企业或组织都在这方面有明确的规章制度。
谈判承接方要提供各种场地、会场和接待服务，因此费用应该包括：
（1）谈判会场费用；
（2）接待和招待费用；
（3）资料印制费用；
（4）后勤保障费用。
谈判受邀方的费用应包括：
（1）旅行费用和旅店费用；
（2）交际费用。
此外，双方还要计算人工费用和其他开销，特别是在为期比较长的跨国谈判中这方面的费用是比较高的。
