书信也是日常生活中一种重要的通讯工具,其特点是表情达意准确、流畅、详细;表现形式极为讲究,礼仪性很强。书信礼仪具体包括以下几个方面。
1.书信的格式要求
书信开头顶格写称呼,后加冒号,以示尊敬。称谓应遵循长幼有序、礼貌待人的原则,选择得体的称呼。
问候语要单独成行,以示礼貌。比如“你好”“近来可好”“节日好”等。然后另起一行空两格开始书写信件内容。一般情况下,内容结束后要写上一句敬语“此致”“敬礼”,应该注意的是,敬语的书写有两种方式:一种是“此致”二字紧接内容后,“敬礼”则需另起一行,顶格写;另一种是“此致”二字另起一行空两格,“敬礼”再另起一行,顶格写。最后在书信的右下角写清署名和日期,署名应写在敬语后另起一行靠右位置。一般写给领导或不太熟悉的人,要署上全名以示庄重、严肃;如果写给亲朋好友,可只写名而不写姓。
注意:写信时要使用文明性语言,态度端正、语气平和。
2.信封的礼仪要求
书写信封时,左上方六个小方格中书写对方的邮编,右下方填写寄信人所在地的邮编。信封上第一条横线上,填写收信人的地址,中间一条横线,书写收信人姓名,一般情况下,姓名后要注上“启”或“亲启”。最后一条横线上写明寄信人的地址。另外,在书写收信人及发信人地址时,要准确完整,不宜采用简称,这样才能确保书信顺利送达。信封封口时一般使用胶水,不宜用胶布、订书钉或其他方式封口。邮票应工整地贴在右上方。
3.信笺的选择
当前,信笺的样式越来越多,在颜色方面,无论是白色、乳色、蓝色,还是彩色镶边的都可以使用。当然这仅限于日常生活中的书信往来,商务活动中的信笺一般不用带有彩色修饰的。
4.信纸的折叠
折叠信纸时也有很多讲究。首先要将信笺三等分,然后纵向折叠,最后再将其横折,并令其两端一高一低,以示谦恭。
折叠信笺时,把收信人的姓名露在外面,可以给人带来亲切的感觉。
信笺折好以后,将其装入事前准备好的信封中,注意一定要将信笺推至信封的顶端,距离封口大约l厘米即可。
5.收信礼仪
收到他人来信,最好尽快回复,这是尊重对方的重要表现,也是做人应该具备的一种美德。注意,撕拆信件时要小心,确保信件完好,这是收信时最基本的礼仪之一。
书信的内容虽然包含不多,但其礼仪却不少,无论是信的内容,还是信封都离不开礼仪,大处小处均不能忽视。否则,会给对方留下不好的印象。
