（二）文件工作准备。主要有：（1）通知类，包括召集人会议通知、代表会前活动的通知、团长会议通知、代表出席会议正式通知（包括党员代表和非中共代表两种）、发代表所在单位信函、列席人员会议通知（包括全程列席和只参加开幕式两种）、发综合秘书处各组工作人员借调函、工作人员上会报到通知、大会专题座谈会通知等。通知类材料要求简明扼要，必须含有会名、会期、开会时间及地点、筹备会议的联系人等。（2）会前及大会活动类。其中，会前活动文件包括：会前活动安排表，会议建议议程，主席团及秘书长建议名单，国民经济、社会发展计划和财政预算审查委员会建议名单，议案审查委员会建议名单，各代表团团长、副团长建议名单，临时党支部名单，本级人大常委会工作报告（征求意见稿）和“一府两院”工作报告（征求意见稿），本年度财政预算预计执行情况和下一年度财政预算草案的报告（征求意见稿）等。大会文件包括：会议须知，会议议程（草案），主席团及秘书长名单（草案）；国民经济、社会发展和财政预算审查委员会名单（草案），议案审查委员会名单（草案），各代表团团长、副团长名单；本级人大常委会工作报告和“一府两院”工作报告，本年度财政预算预计执行情况和下一年度财政预算草案的报告，各项报告附件、会务手册以及代表名册等。（3）请示、讲话、名单类。其中，请示类包括：人大常委会工作报告，会议筹备工作情况报告，党组关于召开人代会的请示，大会临时党组及各团临时党支部的请示等；讲话类包括：召集人会议讲话及各团召集人传达会议精神提纲，同级党委领导在代表团召集人会议上的讲话提纲，同级党委书记在党员代表会上的讲话，秘书长在工作人员会上的讲话，大会主持词（含开幕式、闭幕式），主席团会议的主持词，召集人会议主持词以及各次大会需要通知的事项等；名单类包括：主席团、秘书长建议名单，常务主席、副秘书长建议名单，代表审议时分团名单，不是代表的地方领导参加分团讨论的名单，列席人员建议名单（市代表除外），各次主席团会议列席人员以及执行主席分组名单等。
（三）会务工作准备。会务工作就是对会议的服务工作，具有服务性、琐碎性等特征。会务工作做得好坏，将直接影响会议的质量和效果。会务工作准备的内容包括：（1）会场的安排。包括大会主会场的安排，各代表团全体会议以及小组会议的会场安排等。（2）会场的布置。包括国徽、会标、会场席次安排、主席台座次安排，会场花木和会议标语，代表座位图，代表和列席人员的桌签，报到签，座谈会签以及主席团签等。（3）会议的服务和保障。包括会议房间的分配，准备会议文具、纸张（订制本、笔、文件袋），准备文印设备，会议文件及材料（含代表名册）的分装，会议设备、物品和材料的整理、运送（矿泉水）以及负责上（下）会乘车人数、车辆和搬家公司等。（4）其他会务工作，包括落实大会开幕式邀请的领导、嘉宾及参加人员，负责请柬的发送，协助组织召集人会议、团长汇报会，会前文件目录、大会文件目录，大会专题座谈会安排意见，《会务手册》和《会议工作日程》（小本），会议文件及材料的（含代表名册）印制，会议签到（如各类证件的印制和会议签到设备及服务人员），大会及报告的多媒体制作，代表、秘书处各组及四套班子领导房签，编制并审报人代会会议经费，提出大会秘书处各组工作职责，提出大会秘书处工作人员名单，提出会务组工作流程。
