在确定中美日三国会谈将在查亚普拉举行后，巴布亚内阁和查亚普拉政府便紧急进行筹备。
好在两个月前国家会议中心竣工交付，否则还真不好办，除此之外，最主要的便是安全问题。因为巴布亚是第一次组织这种国际性会议，经验明显不足，再加上时间短，难免会有些手忙脚乱的。
但内阁和查亚普拉市政府都在尽最大努力将筹备工作做好，按照卫雄的要求，不能出任何纰漏。
要知道此次会议可是全球关注，中美日三国自然是此次谈判的绝对主角，但参加会议的却不止这三国，联合国也将派出代表，这还不止，英法俄三个安理会常任理事国也将派出观察员。而在媒体方面，早在巴美外长召开联合记者会后，各国主流媒体便纷纷向巴布亚提出申请，希望能进入会场。
截止谈判开始前一天，全球共有800多家媒体提出申请，最后其中的近300家的申请被通过。
但能进入谈判会场内的只有五家，巴布亚国家电视台、凤凰卫视、中国中央电视台、日本NHK电视台和美国ABC电视台，其他的只能在会场外等候，当然了，如果是闭门会议，这五家电视台也只能跟其他媒体一样。
9月3日，中国国防部宣布取消原定的东风-5洲际弹道导弹的试射计划，并释放美驻台代表，首先摆出友好的姿态。
9月4日，美国做出回应，除部属在新加坡的尼米兹号航母战斗群外，其余部属在台海附近的航母全部后退后撤两百海里。
同时，日本也暂停了向西南增兵的计划。
9月4日晚。
联合国秘书长官邸发表秘书长安南的声明，表示有赖于尊敬的巴布亚国王陛下的努力和长途奔波，我们非常高兴的看到，当前如同炸药桶般随时会爆炸的台海局势终于得到了一些缓解，并正朝着好的一面发展，在此，我代表我个人，和全世界所有热爱和平的人对国王陛下表示由衷感谢，您对世界和平所做的贡献我们会记住的，愿幸运女神永远照拂您。
在过去的两天，中美日三国先后为缓解局势和创造平和的谈判环境做出了努力，他们具体做了什么无需我多说，相信所有人都看在眼里，这是好的开始。但是我还是要敦促三国，你们应该遵守此前做出的承诺，在谈判期间不进行任何的军事挑衅，尽量为谈判创造最好的氛围。
……
9月5日早上，中国代表团率先抵达查亚普拉，之后美国、日本的代表团和英法俄及联合国的观察员也随后抵达，因为时间紧迫，当天晚上便进行了两场会议，第一场对媒体开放，只进行了半个小时，气氛还算不错，彼此发言时都还保持着外交礼仪，当然了，也没有说到重点。
第二场是闭门会议，历时两个多小时，中间休会一次。期间，所有记者都被请出了会议厅。
到9点会议结束，与会人员面色凝重的走出会议厅，等候已久的记者立刻躁动了起来，相机的镁光灯几乎亮成一片，但中美日三国没人接受访问，径直离开会场。
最后是法国观察员，外交部副部长被记者拦住，他无奈的耸了下肩：“我知道你们想知道什么，现在我只能说的是形势并不乐观，各方的分歧很大，虽然现在已经很晚了，但是晚些时候我将与美国代表团团长会面，我认为我们有必要交换一下想法，我此次来并不只是来当一个看客的，我有我的工作，比如，尽量促成三方达成和平协议。战争并不是一个好东西，尤其是与同等分量选手的战争，结果显而易见。”
……
法国观察员的一番话听起来很含糊，但仔细一琢磨，便可以听出谈判没有进展是美国要价太高，而这早在外界的预料之中。
美国人的贪婪，美国人的虚伪，美国人的残忍，都是世所共知的，没有人认为美国人会让中国轻松的拿回台湾。
9月5日晚10点半，日本代表团团长在下榻的酒店接受了巴布亚国家电视台的采访：首先很高兴来到查亚普拉，这是个充满活力的城市，其次，非常感谢尊敬的国王陛下创造了这个机会……我此次最主要的任务是被侵占的宫古诸岛，当然，还有尖阁列岛。
