正在阅读《第6章 成为在工作上输出的“成功者”》
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冠中为了准备周五给老板的提案简报,已经连续三天都是晚上两点才能放下工作去睡,但是简报开始才不到三分钟,冠中就被老板的问题给惹怒了。

老板:“现在你讲到这一点,我想问你关于〇〇,你打算怎么做?”“还有,你今天整体要讲的重点到底是什么?”

冠中面露微笑,但内心充满着怨气地想:“等一下第五点就会解释〇〇该怎么进行了,才刚开始简报而已,你怎么那么没有耐心听下去。还有刚刚你到底有没有专心听啊?一开始不是讲了吗,今天简报的重点就是要解决五件事情,〇〇是第五件事情啊。干吗这样打断我讲话啊!”

沟通力(或称表达力),是工作者用来让双方彼此能进行更好的交流和作用的,说话是一种将脑力输出的技术。能否将自己脑中的信息100%输出,让对方100%接收,是沟通效果的关键。

透过思维导图来进行简报或口语沟通,不管是事前准备、过程中以及事后的追踪,都能获得这些优点:

1.化繁为简,不啰唆。

2.逻辑完整性更高。

3.理性说服力提高。

4.精准传递讯息。

5.缩短沟通时间。

一、思维导图让简报具有说服力

以下是三种常见的简报方式,请仔细想想你属于哪一种?

1 让人打瞌睡、头脑放空的简报方式

?讲者的内容,我觉得跟我无关。

?讲者一直看稿子,一直照稿子念。

?讲者一直看着投影片,一直念投影片上的文字。

2 让人觉得缺乏专业感的简报方式

?讲者突然忘词而翻着讲稿,却翻不到自己讲到第几页了。

?讲者突然忘词而随便讲个不相关的内容搪塞过去。

3 让人觉得专业有自信的简报方式

?讲者不用看稿子,侃侃而谈。

?讲者表情不紧张、肢体动作放松自然。

?讲者的内容,论述结构完整、逻辑清楚。

?讲者的内容,废话不多说。

在准备简报时,思维导图可以帮助讲者快速整理脑中的思绪,缩短准备时间。在正式进行报告时,我们有三种方式可以选择,先看下面的前两种。

(1)纯粹口语表达

说者:“首先……接着……然后……再来……最后……”

听者:“懂了。”

(2)可视化的表达

左侧是说者,右侧是听者。听者已经误解了意思,但是当下两人都不会知道已经发生误解现象。

以上的这两种表达方式,你喜欢哪一种呢?多数人会选择第二种。

第一种是纯粹口语表达。这种方法最大的缺点是,讲者说出的内容,对方真的百分百接收到了吗?对方说懂了,是真的全懂了吗?

第二种是可视化的表达。本书从一开始就不断强调“图像、图像、图像”,图像就是可视化的结果。一般口语表达都是纯文本语言,扣除你的脸部表情与肢体语言(从对方眼睛看起来算是图像)后,缺乏给对方可视化的信息,所以沟通常出现落差,这个落差就容易造成误解。

第三种表达方式就是运用可视化的投影片来辅助。先不谈投影片制作的画面漂不漂亮,或是动画处理有多炫这件事,制作投影片时有个最大且致命的缺点,就是文字量太多,使得大家必须眼睛一直阅读投影片。这不是很好笑吗?既然要我阅读投影片,那就干脆把资料给我看就好,何必找你来念给我听呢?

就算不是犯了这个最大且致命的缺点,投影片的播放方式是线性思考的方式,简报的内容比较多,或是简报时间比较长的话,听者通常是听到后面的内容时,早已经忘了你在前面讲了什么内容,我想没有一个演示者会希望自己简报完后,听者对我们讲的内容没有什么印象留下来吧?

见树又见林

线性思考

你应该有过类似的经验,在办公室内看到两个人争论不休,但是我们这些旁观者早就看出来两人讲的内容根本是鸡同鸭讲,只有当事人没有发现,所以能够吵很久,这就是所谓的“旁观者清”,因为旁观者通常较能“见树又见林”,当事人是“见树不见林”才会“当局者迷”。

二、让简报成功的4个方法

15W2H

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