六、公文处理其他重要环节注意事项
（一）文件分发
分发是对文件的分文、分办，即把收入登记后的文件，按其性质和办理要求分别送给领导、有关部门参阅或办理。分文的基本做法如下：
对涉及全局性、政策性、指导性或重大问题的请示、报告之类的文件以及文书人员不能判定应由哪个部门承办的文件，应一律先送文书部门负责人（如办公室主任、秘书科长、文书科长等）阅处。
内容属一般日常业务及有明文规定应由哪个部门承办的文件，可径直交有关部门阅处。
分送给领导批阅的文件，要先填好公文处理单，将文、单一并送批。
便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人员办理。
在文件份数少、阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理后阅知、先主办后协办、先正职后副职的次序分别阅处。
样式
文件处理笺
（二）文件传阅
传阅是指文件只有一份或很少几份的情况下，而需要阅知的人很多，由文书人员组织在需要阅知的人员中间传递、阅知。
文件传阅要遵循以下基本要求：
◆传阅的次序，一般是先机关的主要领导、后机关的其他领导，先主管业务部门、后其他业务部门。
◆
对投入传阅的文件，事先由文书人员填好《文件传阅单》，单上写明文件的标题、编号，并排列好阅知人员的姓名。阅件人阅后在《文件传阅单》上签注姓名及阅文时间，画圈视为同意。
◆机要文件传阅不得“横传”，即阅件人接交文件只对文书人员，阅件人之间不能传递文件。
样式1
文件传阅单
样式2
阅文登记簿
（三）文件批办
文件批办是机关或部门领导人对公文应如何处理所作的批示。
文件批办的作用：有利于机关或部门的领导人能及时阅读重要的文件，掌握有关的文件精神；便于加强对文书工作的领导；便于向承办人及时交代意图和要求；便于合理分工；有利于提高效率；是决定收文承办责任、原则、方法的关键。
文件批办的做法：对需阅知或参考性的文件，只在传阅栏中签名，标明阅知日期即可；对需在一定范围内传达的文件，要批明传达的范围、方式、时限以及由谁负责传达等，以便于考核；对需要贯彻执行的，要先对拟办意见表明态度，同时提出处理的原则、办法、措施、承办部门或人员、承办的时间要求等。
文件批办的注意事项
◆ 批办意见要写在文件传阅单上，不能在文件的天头页边上写批语，以保持文件的整洁。
◆ 批办意见
要写得清楚准确，简明扼要，用毛笔、钢笔写批语，忌用铅笔、圆珠笔。
◆ 需由两个以上部门或人员承办的，应明确由谁主办、由谁协办。
样式
文件批办表
（四）文件催办
催办是指对办理中的公文，向承办部门或承办人员进行督促或检查。文件催办的目的在于防止积压和误事。催办一般分对内催办与对外催办。
对内催办是对本机关内部承办公文情况的督促检查，一般由机关文书工作人员负责，不仅对承办中的公文要进行催办，同时，对呈阅、传阅、缮印中的文件也要注意催办。
对外催办是指对机关发往外单位需要回复的公文的督促与提醒，一般是谁承办的谁负责催，可采用电话、发函、电报等方式进行催办。
对重要文件的办理情况的催办，要及时作出催办记录，包括什么时间、催办方式、被催办人的姓名等，以备查考。
样式1
文件催阅单
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文件催办单
（五）文件销毁
销毁文件应办理批准手续，坚持执行监销制度。销毁档案应注意安全保密，一般要有两人以上监销。销毁后监销人应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁方式（焚毁或变为纸浆）和时间。
样式
销毁文件登记簿
（本章完）
